DMS
Mit unseren DMS-Lösungen legen Sie alle Dokumente zentral ab und ermöglichen Ihren Mitarbeitern einen schnellen und einfachen Zugriff – ortsunabhängig und jederzeit
Für alle Unternehmen die passende Lösung
In der heutigen Arbeitswelt nimmt die Bearbeitung von Dokumenten wie E-Mails oder anderen Schriftstücken viel Zeit in Anspruch. Oftmals wird ein hoher Prozentsatz dieser Arbeitszeit damit verbracht, nach Dokumenten zu suchen. Für Unternehmen ist das kostenintensiv und wertvolle Ressourcenverschwendung.
Einen Ausweg aus diesem Dilemma bieten Ihnen Dokumenten-Management-Systeme. Diese helfen Ihnen, die Informationsflut zu beherrschen und Transparenz zu schaffen. Das zentrale Ablegen aller relevanten Dokumente erlaubt Ihren Mitarbeitern einen schnellen und einfachen Zugriff - direkt von ihrem Arbeitsplatz oder auch von unterwegs. Das Motto hierbei lautet «Finden statt suchen». Gleichzeitig erfüllen unsere DMS-Lösungen alle Merkmale einer revisionssicheren Archivierung, arbeiten fälschungssicher und zu 100 Prozent rechtskonform.
Ihre Vorteile
- Kosteneinsparungen und -effizienz
- Lückenlose Transparenz
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Senkung von Arbeitsmaterialkosten
- Beschleunigung von Geschäftsprozessen
- Papierloses Büro sowie Einsparung von Archivräumen
- Umfassende Integration in die Office-Welt
- Versionskontrolle und revisionssichere Archivierung
- Wissensaustausch und Recherche dank vereinfachter Suchfunktionen
- Zentrale Datenspeicherung
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Darum DMS
Über eine Suchmaske finden Sie binnen weniger Sekunden eine transparente Übersicht aller Dokumente eines Geschäftsprozesses, wodurch sich kostenintensive (Such-)Arbeitszeiten erheblich verkürzen. Bei sämtlichen Anfragen und wichtigen geschäftlichen Verhandlungen bleiben Sie, egal welcher Abteilung Sie zugehörig sind, jederzeit auskunfts- und entscheidungsbereit. Es genügt lediglich die Eingabe eines einzigen Suchkriteriums wie z.B. Auftragsnummer.
Bereits beim automatisierten Archivieren werden alle Dokumente und Belege beim entsprechenden Vorgang abgelegt und mithilfe eines Barcodes mit den im DMS erfassten Vorgängen verknüpft.
Für die Einrichtung von DMS-Lösungen benötigen Sie kein Pflichtenheft, da alle wichtigen Belegarten und Suchkriterien bereits definiert und vorkonfiguriert sind. Durch die Einfachheit des Systems ist die optionale Anpassung der Belege, Belegarten, Suchkriterien, Module oder Workflows keine Schwierigkeit mehr. So kann die Standardsoftware an Ihre betrieblichen Anforderungen und Gegebenheiten angepasst werden.
Anwendungsbeispiele
- Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung
- E-Mail-Archivierung & Transparenz im Schriftverkehr
- Produktionsbelege über einen langen Zeitraum aufbewahren
- Professionelle Reklamationsbearbeitung
- Digitales Vertragsmanagement
- Wissensaustausch dank Wissensarchiv
- Elektronische Personalakte (ggf. inkl. Bewerberdaten)
- Dokumentation im Qualitätsmanagement
- Versand- und Liefernachweise in digitaler Form
- Digitale Konstruktionsunterlagen und technische Zeichnungen
- Auftragsmanagement und Vorgangsverwaltung
- Flexibles Teilen von Dateien und Daten